Online-vernieuwing met sociale media: hoe behoud je draagvlak in je organisatie?

Workshops & bitterballen om je organisatie mee te krijgen

De functie van de communicatieafdeling is nogal aan verandering onderhevig. Hoe zorg je als communicatie-afdeling voor een eenduidig communicatiebeleid voor sociale media, zonder dat je voor iedereen het werk moet overnemen of voortdurend politie-agentje moet spelen?

We merken dat communicatieafdelingen steeds vaker een faciliterende en coördinerende rol krijgen: communicatiefunctie van een organisatie wordt gedecentraliseerd. Door sociale media ontpopt het halve personeelsbestand van je organisatie zich immers als semi-officiële spreekbuis – en het aantal online-kanalen was al zo groot.

Natuurlijk moet er een eenduidige lijn zijn; het is niet handig als elke afdeling zomaar besluit een eigen publieke Facebookpagina te lanceren zonder zich iets van de ‘huisstijl’ aan te trekken.

Deze blogpost is een voorproefje van een whitepaper dat we aan het schrijven zijn over hoe je je organisatie meekrijgt met online-vernieuwing. Draag je steentje bij en vertel via deze mini-enquête hoe jij interne obstakels hebt overwonnen.

Door sociale media ontpopt het halve personeelsbestand van je organisatie zich als semi-officiële spreekbuis

Moet ik dan álles zelf doen?

In kleinere organisaties liggen hoge verwachtingen bij de communicatieafdeling. Ze moet de strategie zowel bedenken als uitvoeren met een handjevol mensen. Nieuwsbrieven, blogs, sociale media, het is nogal wat om bij te houden.

Soms ligt dat zelfs bij één arme ziel, die eigenlijk maar vier dagen zou werken en in de trein naar huis eindelijk tijd heeft om nog gehaast wat tweets te versturen. Dan kun je wel veel willen, maar heb je er, in de woorden van ’s lands grootste entertainer, de kracht niet voor.

De communicatiekracht van een organisatie is in toenemende mate een optelsom van de individuele personen die er werken.

Daarbij is een deel van communicatievernieuwing vaak juist een gezamenlijke inspanning. Je wil bijvoorbeeld dat je directeur gaat bloggen of in iedere afdeling iemand zit die het Twitter-account kan beheren. Sociale media zijn niet van één persoon, het is een gedeelde verantwoordelijkheid.

Directeuren, bestuurders, adviseurs en andere personen zijn opeens publieke vertegenwoordigers van een organisatie en dat is een enorme kans. De communicatiekracht van een organisatie is in toenemende mate een optelsom van de individuele personen die er werken. De communicatieafdeling faciliteert dat.

De regie kwijt

In grotere organisaties kan het zijn dat die decentralisatie juist wat uit de hand is gelopen. Iedereen is lekker actief, maar er zit niet echt samenhang in en er mist een gemeenschappelijk idee van wie het nu eigenlijk leest. Medewerkers twitteren erop los, vullen de website met allerlei twijfelachtige informatie, maar de regie ontbreekt.

Trouwens, als veel mensen zich ertegenaan bemoeien, is dat in de eerste plek goed nieuws. Het belang van online communicatie leeft kennelijk en mensen zijn zelfs bereid mee te denken. Daar zullen veel communicatiemedewerkers jaloers op zijn!

Als veel mensen zich ertegenaan bemoeien, is dat in de eerste plek goed nieuws.

Gezamenlijk beleid met meetings en bitterballen

Zowel voor organisaties die moeite hebben met draagvlak voor communicatie als voor organisaties die juist verdrinken in ideeën daarover, is het goed om er zoveel mogelijk mensen bij te betrekken.

Wat je in beide situaties nodig hebt, is gezamenlijk beleid waarbij mensen zich gehoord voelen, betrokken worden en aan committeren. Hoe pak je dat aan?

Alle ballen verzamelen

Organiseer een workshop met iedereen die mee wil meedoen; nodig iedereen uit die iets met sociale media doet, wil doen of er vooral een mening over heeft. En dan niet in dat suffe vergaderlokaal aan het eind van de gang waar de kabel van de beamer al een tijdje voor rare kleuren zorgt, de flip-over nog altijd dezelfde brainstorm van vorige maand weergeeft en iedereen met z’n hoofd en laptop nog bij ander werk zit. Ga de deur uit, zoek een leuke locatie, maak er een klein uitje van.

Tijdens deze sessie zorg je dat mensen enerzijds geïnformeerd en geïnspireerd worden over de mogelijkheden van sociale media voor de organisatie – maar anderzijds ook het belang inzien van een eenduidig en consistent social media-beleid. Dat gaat verder dan een eenduidige huisstijl: zo kun je met meerdere accounts gezamenlijke webcare bedrijven, kun je elkaars berichten op gezette tijden delen, en moet je nadenken over met welke accounts je langdurige betrokkenheid opbouwt.

Vervolgens is er gelegenheid voor mensen om zich op te geven om een sociale media-strategie mee te helpen uitwerken. Zo krijg je ‘buy-in’ – en wie geen interesse heeft om mee te doen, heeft toch maar mooi daartoe de gelegenheid gehad. Na afloop zijn er bitterballen, misschien zelfs een biertje.

Daarna komen volgstappen, waarin je via samenwerktools als Google Docs en vervolg-sessies de boel uitwerkt.

Wil je meer weten? Zorg dan dat je dat whitepaper straks ontvangt over online-vernieuwing & hoe je je organisatie meekrijgt: laat je e-mailadres achter of draag je steentje bij via de mini-enquête!

Read also

Helemaal uitgelezen? Delen maar!